有限会社電子環境技術研究所/Computer's Optimum ZestY HOUSE/コージーハウス

中小企業のネットワーク トータルシステムソリューションを目指して

◆ネットワークの仕組みが目指すのは「安全で能率よく仕事が出来るようになる環境作り」。
企業が求めているのは、その仕組みの先にあるアウトプットとしての「仕事の効率向上」です。

「仕事」の手順や方法がスムーズになったり、便利になることや安全な取扱や管理体制といった環境作りにネットワークを活用しますが、 前提として「仕事の流れ」や「人の動き」が把握出来ていない場合、「能率がよくなった」とは判断できません。

業務内容を透明化(可視化)し、企業としての業務をクリアにすることで、不正抑止・防止に努めましょう−ですが、 コンピューターにインストールするソフトを一括して変更すれば内部統制ができあがりと言うわけではありません。

ネットワークは、通常の業務の一部分を担う仕組みにすぎません。


内部統制はデジタル世界のみをとらえている訳ではなく、「事業」や「業務」「仕事」など企業体としてのあり方を 見直す体制作りのことを意味しています。業務内容を透明化・可視化することで、間違いが発生し にくい健全な企業体を育成することを目指しているものです。そうすることが、結局、不正抑止・防止へと繋がっていくことになります。

社内でユーザーの理解と共通の目的意識をもつことが重要ポイント。

単にコンピューターやネットワークを取り入れただけで、劇的に業務が変わる訳ではありません。
ネットワークのみならず、基本は、まず、コンピューターから離れて考える(仕事は何、そのための課程や手順はどう、と基本に戻って考える)ことから始めます。 本社と支社や営業所といった関係でも、同様に、コンピューターから離れて考えることから始めます。
そうすると、
「ここにネットワークが存在し、・・・」
「ここでは絶対人の目チェックで・・・」
「ここの処理は今の方法では効率が悪すぎ。」
と自然と流れが見えてきます。
実際に業務に携わる「利用者」にも参加してもらった上で、現実の把握が必要です。



◆効率向上に差異が現れるのはユーザーの能力と暴走にも原因がある

PCの操作や業務の理解といった事柄に能力の差異が現れます。それらを踏まえて能率の差異を縮小するための 業務実施の方法と役割分担と教育が必要です。これらの小さな努力の蓄積が全体として作業効率の向上に繋がります。
「私はパソコンが全くわかりません」という発言、実は「●●のソフトの使い方がわかりません」という話しはよく耳にします。 企業側ではむしろ「勝手に設定を変えるな」といっても、会社のPCを勝手に設定変更をしてしまうユーザーの管理に頭を悩ませているようです。


◆見たくない現実にも目を向けることが必要です

経営者の皆様、部下を抱える上司の皆様、社員が、部下が、同僚が、プロジェクトのチームメンバーがどんな仕事をどのように処理しているのか「現実」の把握が必要です。 殆どの人達は、皆一生懸命頑張っています。手間が大変−があっても、黙々と頑張っています。

「パソコンをつかって仕事をしてますよ。」
コンピューターの導入で個々の社員がどのような仕事をしているのか把握出来なくなった企業が多くなりました。
メールが中心となってお客様とどんな話しになっているのかを把握しにくくなりました。
携帯やスマホでもお客様とTELやメールで連絡をしていたので、退職したことを伝え忘れてずーっと連絡を取っていることも中にはあるようです。
把握しているようで、実際には把握出来ていない企業も多くなりました。 同じところで働いているのに、疑っているようで聞けないという企業も、実は増えました。

企業として、まず知るべき事、把握すべき事は、「仕事の内容」や「仕事の流れ」そのものです。
コンピューターを使っても使わなくても「すべき仕事」のことを意味しています。

ネットワークの新規・変更にあたってのこういったマーケティング作業は、外部のネットワークシステム設計企業と一緒に(或いはお任せてして)行うとスムーズに意見のピックアップが出来ることが多いようです。

◆意見と事実は異なりますが、ちゃんと聞こえてきてますか?

聞きたく無い知りたくない信じたくない経営者も存在しています。 経営者にとってうれしい状況だけを話したがる社員もいます。 評価が給料に響くことが心配だからかもしれません。

マーケターが社内のシステム担当者であり、目的がネットワークやシステムといった場合、 システム担当者と実務者間のギャップは致命的です。「希望的物語」か「事実」かにより、できあがったシステムが現実的に仕事に役立つか、 否かの分岐点が悲しいほど大きく現れます。
「会社が夢見る社員像」と「社員が夢見る職場像」はいつもちょっとくい違う

対顧客にマーケティングを実施したことがあっても、社内的にはあまり経験が無いかもしれません。 文章を構成する要素として5W1Hがあることはよく知られています。実は社内事情も、この5W1Hで考えることで、現状を知ることができ、また、どういったシステムがネットワークに必要なのか手がかりを得ることが非常に簡単になります。

◆チェック方法と考え方

現実の業務プロセスを透明化してみる
「仕事の動き」を改めて見直してみます。
部署やチーム単位から始めてみます。

それらの事実を元に、技術的に仮説を立ててみます。
デジタル化できる・できないとか
あえてデジタル化しないとか
データベース化して処理を集約するとか
このポイントで「人」によるチェック機能を入れる など

人・書類・動作の実際の流れの一部にITを置き換えてみる
無理な処理や行動は無いか、
無駄な流れは無いのか
正しい流れだが、煩雑過ぎていないか

現実に即した業務プロセスの透明化の実現
「見える処理の流れ」とは中身のデータまでが丸見えという訳ではありません。
自分が携わる仕事は全体のこの部分と理解をすることができることが、ミスを未然に防ぐ事や、仕事全体の効率や効果をアップすることにつながります。

そのことで、「仕事の仕方・とらえ方」を更に発展させることにもつながります。システムの部分変更を必要とするかも知れませんが、会社・企業は確実に成長しています。
そして、新たな「必要」を生み出すことにもつながります。

◆お任せ下さい!

コージーハウスでは、企業単位、部署単位、本社−支社(営業所)間など様々な企業形態のご要望にあわせてニッチな部分からトータルソリューションまで対応させていただきます。 まずはご相談下さい。


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